10 consejos sobre cómo llevar la contabilidad de un negocio

Thu | August 2022

Como dueño o dueña de una pequeña empresa, es muy probable que sepas que el manejo de las finanzas es esencial para el éxito de un negocio. Pero con tanto por hacer, puede ser un desafío mantenerse al tanto de tus libros y contabilidad. Ahí es donde entran los diez consejos de contabilidad que vamos a compartirte a continuación.

Si sigues estos sencillos consejos, podrás mantenerte organizado, comprender tus finanzas y tomar decisiones comerciales informadas.

¡Y es posible que incluso descubras que la contabilidad no es tan mala después de todo! Sin más demora, exploremos diez prácticos consejos de contabilidad para negocios:

1. Separar tus finanzas personales y comerciales

Sabemos que guardar todo en un solo lugar es tentador, especialmente cuando comienzas. Pero las finanzas pueden confundirse si tienes una sola cuenta para tus actividades personales y comerciales.

Quien sea que esté a cargo de tus finanzas, incluso si eres tú mismo, tendrás menos transacciones que ordenar, si separas tus transacciones personales y creas una cuenta empresarial. Más de la mitad de las transacciones en las cuentas comerciales de algunas pequeñas empresas son personales. Organizar tus transacciones personales toma tiempo y dinero. Además de que podría resultar en errores e inexactitudes; por eso es esencial que mantengas separadas tus cuentas personales de tus cuentas empresariales.

2. Págate un sueldo

Como seguro ya sabes, los propietarios de las corporaciones C y S deben pagarse a sí mismos una justa compensación y procesarla a través del sistema de nómina como cualquier otro empleado. Para los dueños de los negocios que trabajan por cuenta propia, para los contratistas independientes y los socios es también esencial que se paguen un "sueldo", incluso aunque, en realidad, se trate de un retiro para el propietario y no de un integrante de la nómina.

Hacer esto promueve la idea de que tu empresa es una entidad legal independiente. Como mencionamos, esto ayuda a mantener las finanzas separadas ya que tu empresa no cubrirá directamente tus gastos personales. Haz que tu empresa te extienda cada mes un cheque y deposítalo en una cuenta diferente, de donde cubras tus gastos propios, en lugar de realizar múltiples transacciones a lo largo del mes, donde la empresa aparezca pagando un gasto en tu nombre.

3. Usa programas para automatizar tu contabilidad

Hay muchos asuntos relacionados con la contabilidad que pueden resultar confusos. Por eso, la automatización puede salvar la vida de los propietarios de pequeñas empresas, como tú. Al automatizar algunos procesos, tú y tu personal tendrán más tiempo para el negocio.

Para ello, ten en cuenta lo siguiente:

Considera la posibilidad de automatizar las tareas contables con un software de contabilidad y simplificar tus obligaciones. Cuando busques un software de contabilidad, considera además el almacenamiento, la accesibilidad y la seguridad.
Lista las funciones, costos e informes que tu empresa debe por fuerza tener.
Realiza una adecuada investigación para determinar cuál software funcionará mejor para tus necesidades y las de tu empresa.

4. Contrata un contador

Tener a alguien que realice un seguimiento de todos los ingresos y gastos de tu empresa es esencial para la gestión financiera. Un contador se asegurará de que tu empresa disponga siempre de información relevante para tomar decisiones acertadas. Por ello, una sabia inversión es contratar a alguien específicamente para el trabajo o subcontratar la labor.

Muchas tareas de contabilidad, como enviar y pagar facturas, son imprescindibles para el funcionamiento de tu empresa. Sin embargo, otras responsabilidades, como el cierre de los libros, resolver conflictos y crear los estados financieros, van más allá del alcance de tus operaciones comerciales típicas, es mejor dejarlas en manos de un profesional.

5. Guarda todos tus comprobantes

Es muy fácil olvidar o perder un documento que pueda afectar tus finanzas. La salud de los libros de tu empresa depende de qué tan bien organices y mantengas los registros contables, tales como facturas comerciales, recibos y pagos.

Asegúrate, además, de mantener todos los registros en un lugar seguro, ya sea en una ubicación física o digital. Es mejor, incluso, si mantienes copias en ambas formas para asegurar la protección en caso de destrucción, extravío o pérdida.

6. Elabora un presupuesto

Una vez que tienes toda la información de los libros, crear y revisar tu presupuesto es sencillo. Las pequeñas empresas que revisan su presupuesto semanal, mensual y anualmente tienen 95%, 75% y 25% de tasas de éxito respectivamente, según lo reporta una encuesta de la SBA en Estados Unidos.

Según el reporte, las pequeñas empresas con éxito comparten similares características de gestión financiera. Estas pueden incluir: saldos de crédito no utilizado mejores que el promedio, capacidad de reservar fondos para emergencias y la revisión periódica del presupuesto.

7. Categoriza los gastos de tu negocio

Puede ser un desafío planificar ciertos gastos en tu presupuesto. Si bien ciertos gastos son predecibles, otros son una sorpresa. Pero si planificas y te preparas para lo inesperado, con el tiempo a tu empresa le irá mucho mejor.

Cuando se trate de tus libros, lleva un cuidadoso registro de todos tus gastos, incluidos los de suministros, inventario, seguros y servicios públicos. Crea una estrategia o añade una sección para gastos inesperados en tu presupuesto, lo cual te permitirá hacer frente a costos imprevistos. Así podrás anticipar gastos mayores y evitar sorpresas en el futuro.

8. Mantente al día con tus obligaciones fiscales

Otro aspecto vital a tener en cuenta dentro de tus finanzas son los impuestos. Saber cuáles leyes fiscales se aplican a ti y a tu empresa te ayudará a determinar los tipos de impuestos que deberás pagar. Asegúrate particularmente de: tasas comerciales, impuesto sobre la renta, seguro nacional, impuesto de sociedades e IVA.

Y en cuanto a esos tormentosos plazos fiscales, tienes que hacer todo lo posible para recordar que se acercan. Cuando una fecha límite de impuestos se aproxima puede ser muy estresante, especialmente si tienes prisa porque se te olvidó, y cualquier error puede tardar más en corregirse.

9. Planifica tu crecimiento

Con una correcta gestión contable y financiera, tu empresa puede determinar el momento ideal para realizar gastos significativos y predecir la necesidad de financiación empresarial para hacer frente a los costos de crecimiento. Sabrás cuándo necesitas capital adicional al hacer un seguimiento continuo de los gastos y las ganancias. Y entender cuándo hay que adquirir capital, y tenerlo a mano, es reflejo de un negocio financieramente sano.

Según una investigación de la Reserva Federal, el 45 % de las empresas con excelente salud financiera alcanzaron algún tipo de financiamiento, en comparación con solo el 3% de las empresas con mala salud financiera o por debajo del promedio. No obstante, si necesitas financiamiento comercial alternativo, hay algunas excelentes opciones disponibles.

10. Utiliza tus estados financieros para evaluar el rendimiento

El uso de los diferentes estados financieros para realizar un seguimiento de tus gastos e ingresos te ayudará a comprender tu situación. Puedes usar balances, estados de resultados y estados de flujo de efectivo. Un balance proporciona una imagen de la posición financiera de la empresa en un momento determinado, y el estado de resultados ayuda a determinar la rentabilidad de la empresa. Por su parte, un estado de flujo de efectivo revela si la empresa tiene suficiente dinero en efectivo entrando y saliendo del negocio durante un período específico, y cuánto efectivo está todavía disponible. Todo esto puede ayudarte a comprender tus obligaciones, proyecciones y el rendimiento general de tu negocio.

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Descargo de responsabilidad: El contenido de esta publicación se ha elaborado únicamente con fines informativos. No pretende proporcionar ni debe ser considerado como asesoramiento fiscal, legal o contable. Consulte con su asesor fiscal, jurídico y contable antes de realizar cualquier transacción.