Una guía sobre software para inventarios con QuickBooks
Tue | March 2023
La digitalización de las empresas ha cambiado la manera en que los emprendedores administran sus negocios. Particularmente cuando se trata del manejo electrónico de inventario. O tal vez aún trabajas a la antigua y haces tu inventario manualmente, con hojas de cálculo tediosas.
Si este es tu caso, aún no has dado un salto hacía la modernización de tu empresa. O quizás, estás en búsqueda de un sistema en línea que te permita manejar tu inventario en tiempo real. Si este es el caso, te comentamos que el software de inventarios podría ser tu mejor respuesta.
El software de gestión de inventario es una herramienta digital que te permite elaborar informes precisos sobre las existencias, las materias primas y los suministros con lo que cuenta tu empresa. Con un software de inventarios puedes generar informes detallados, mostrar análisis de datos y obtener información empresarial procesable.
Si estás buscando dar ese salto hacía la tecnología, en las siguientes secciones te explicamos algunos de los beneficios de usar QuickBooks para manejar tu inventario, tu cantidad de pedidos y los periodos de re-abastecimiento del stock disponible.
Al final de este artículo, comprenderás mejor cómo utilizar el software de inventario para beneficiar tu negocio y cómo QuickBooks puede ayudarte a cumplir tus objetivos de gestión de inventario. ¿Estás listo para llevar tus procesos de gestión de inventario al siguiente nivel? Comencemos.
¿Qué es el software de inventario?
El software de inventario es un programa o sistema informático que permite a las empresas tener una visión exhaustiva de cada producto o materia prima. Por ejemplo, los softwares de inventario cuentan con herramientas de planificación y datos sobre la ubicación del stock en tiempo real. Es decir puedes administrar las entradas y salidas de tus productos, qué cantidades hay, y cuál es su acceso y distribución.
En resumen, tener un software de inventarios te permite establecer puntos de pedido, recibir alertas cuando los niveles de inventario son bajos y generar informes para analizar el rendimiento de tu negocio. Algunos de los software de gestión de inventario más populares son Quickbooks, Fishbowl, Zoho Inventory y TradeGecko.
En las siguientes secciones, te mostraremos qué es QuickBooks, cómo funciona y cuáles son sus diversas características y funcionalidades.
Gestión de inventario con QuickBooks
QuickBooks es un software de contabilidad que cuenta con funciones de administración de inventario. Para utilizarlo primero deberás configurar una lista de artículos de inventario, incluidos todos los productos que la empresa compra y vende. Esta lista debe incluir información como el nombre del artículo, la descripción, el costo, el precio y la cantidad disponible.
Una vez que configures la lista de inventario, podrás realizar un seguimiento de tus niveles de inventario en tiempo real y controlar tus órdenes de compra y venta. En las siguientes secciones vamos a describir paso por paso cómo utilizar el software de inventarios con Quickbooks.
¿Cómo se hace un control de inventario en Quickbooks?
El control de inventario en Quickbooks es muy fácil, primero deberás habilitar la función y luego configurar los productos de inventario que tienes. En las siguientes secciones te explicamos paso por paso cómo hacerlo.
Habilita la función de gestión de inventario
Primero deberás adquirir el Plan Plus o Advanced para acceder a estas funciones. Una vez que configures Quickbooks Online Plus, asegúrate de activar la configuración de seguimiento de inventario para agregar tu inventario. Para configurar Quickbooks Online Plus, sigue los siguientes pasos:
Ve a Configuración ⚙ y selecciona Cuenta y Configuración.
Haz clic en la pestaña de Ventas.
Selecciona Editar en la opción Productos y Servicios y activa todas las opciones.
Haga clic en la categoría Gastos.
Busca las opciones Órdenes de Compra y Facturas y Gastos.
Habilita todas las opciones debajo de cada una.
Haga clic en Listo para guardar los cambios.
Una vez que hayas habilitado el seguimiento de inventario, podrás comenzar a rastrear tu inventario agregando nuevos productos o servicios, creando órdenes de compra y registrando ajustes de inventario.
Configura artículos de inventario en QuickBooks
Para configurar artículos de inventario en QuickBooks, incluida la creación y edición de nombres de artículos, descripciones, precios y unidades de medida, sigue los siguientes pasos:
Abre QuickBooks y ve al menú Listas en la parte superior de la pantalla.
Haz clic en Lista de Elementos para abrir la ventana de la lista de elementos.
Haz clic en el botón Artículo en la parte inferior de la ventana y selecciona Nuevo para crear un artículo.
En la ventana Artículo Nuevo, selecciona el tipo de artículo que deseas crear ("Inventario", "No de inventario" o "Servicio") e ingresa un nombre para el artículo en el campo Nombre/Número del artículo.
Introduce una descripción del elemento en el campo Descripción.
Elige una unidad de medida para el artículo (como "cada uno", "caja" o "hora") e ingresa el precio del artículo en el campo Precio de Venta/Tarifa.
Si el artículo está sujeto a impuestos, selecciona la casilla de verificación Imponible y elige la tasa impositiva adecuada en el menú desplegable.
Si el artículo es un artículo de inventario, ingresa el costo del artículo en el campo Costo y la cantidad disponible en el campo Disponible.
Haz clic en Guardar y cerrar para guardar el elemento y cerrar la ventana.
Una empresa puede administrar mejor su inventario y mejorar la eficiencia configurando artículos de inventario en QuickBooks con nombres, descripciones, precios y unidades de medida exactos.
Creación de productos y servicios
Para crear productos y servicios para el inventario en QuickBooks, puedes seguir estos pasos:
Ve Configuración ⚙ y selecciona Productos y Servicios.
Haz clic en el botón + Nuevo para crear un nuevo producto o servicio.
Ingresa el nombre del producto o servicio, la descripción y el precio.
Marca la casilla que dice "Hacer un seguimiento de la cantidad disponible" para habilitar el seguimiento de inventario para el producto o servicio.
Establece la cantidad inicial disponible para el producto o servicio.
Asigna el producto o servicio a una cuenta de ingresos.
Guarda los cambios.
Gestión de productos y servicios
Para administrar o editar productos y servicios para el inventario en QuickBooks, sigue estos pasos:
Ve Configuración ⚙ y selecciona Productos y Servicios.
Haz clic en un producto o servicio existente para editarlo.
Actualiza el nombre del producto o servicio, la descripción, el precio o la cantidad disponible.
Asigna el producto o servicio a una cuenta de ingresos.
Guarda los cambios.
Establecimiento de puntos de pedido
Para establecer puntos de re-orden para el inventario en QuickBooks, sigue estos pasos:
Ve Configuración ⚙ y selecciona Productos y Servicios.
Haz clic en un producto existente para editarlo.
En el campo Punto de Pedido, ingresa la cantidad mínima del producto que deseas tener disponible.
En el campo Proveedor Preferido, selecciona el proveedor al que deseas pedir el producto cuando los niveles de inventario caen por debajo del punto de pedido.
Guarda los cambios.
Gestión de proveedores
Para administrar proveedores en QuickBooks, sigue estos pasos:
Haz clic en la pestaña Gastos del panel de control de QuickBooks y selecciona Proveedores.
Haz clic en el botón Nuevo Proveedor para agregar un proveedor nuevo.
Ingresa el nombre, la dirección y la información de contacto del proveedor.
Asigna el proveedor a una cuenta de gastos.
Guarda los cambios.
Registro de transacciones de inventario
En QuickBooks, el registro de transacciones de inventario, como ventas, compras y ajustes, es crucial para una gestión de inventario e informes financieros precisos. Estos son los pasos para registrar diferentes tipos de transacciones de inventario usando QuickBooks Online Plus:
Registro de una compra
Para crear una orden de compra o factura en Quickbooks, sigue estos pasos:
Desde el panel de control de QuickBooks Online Plus, haz clic en el icono+ y selecciona Factura u Orden de compra.
Ingresa el nombre del proveedor, la fecha de compra y las condiciones de pago.
Ingresa el nombre del producto, la descripción, la cantidad y el costo por unidad.
Selecciona la cuenta adecuada para la compra (p. ej., Costo de los bienes vendidos).
También puedes asignar una clase o ubicación a la compra utilizando estas funciones de QuickBooks.
Haz clic en Guardar y Cerrar para guardar la transacción.
Registro de una venta
Para registrar una Venta en QuickBooks, sigue estos pasos:
Para crear una factura: haz clic en el ícono+ y selecciona Factura.
Ingresa el nombre del cliente, la fecha de venta y las condiciones de pago.
Ingresa el nombre del producto, la descripción, la cantidad y el precio de venta por unidad.
Selecciona la cuenta adecuada para la venta (por ejemplo, Ventas).
Haz clic en Guardar y Cerrar para guardar la transacción.
En las secciones anteriores, aprendimos los conceptos básicos de Quickbooks para administrar el inventario de tu empresa. Sin embargo, existen más funcionalidades para explorar, como: generar informes de inventario e integrar QuickBooks con otras aplicaciones (como plataformas de comercio electrónico y sistemas de punto de venta).
En conclusión
Independientemente del tamaño, la digitalización se ha vuelto necesaria para que las empresas sigan siendo competitivas en la economía actual. Con la introducción del software de gestión de inventario, como QuickBooks, la gestión del inventario se ha vuelto mucho más accesible. Con estos beneficios en mente, es hora de adoptar la tecnología y utilizar software de seguimiento de inventario para optimizar las operaciones.
Un estudio de 2022 de la Cámara de Comercio de EE. UU. reveló que desde 2020, las pequeñas empresas que incorporan plataformas tecnológicas tienen más probabilidades de aumentar sus ventas y ganancias, crear empleos y seguir siendo competitivas en la economía actual.
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Descargo de responsabilidad: El contenido de esta publicación se ha elaborado únicamente con fines informativos. No pretende proporcionar ni debe ser considerado como asesoramiento fiscal, legal o contable. Consulte con su asesor fiscal, jurídico y contable antes de realizar cualquier transacción.