Cómo llevar el control de gastos de tu empresa: Una guía completa
Tue | October 2023
Como dueño o dueña de una pequeña empresa, probablemente estás haciendo malabarismos con todos tus gastos empresariales. Estancarte en las tareas del día a día, puede llevarte a perder de vista tus objetivos principales. Llevar un control de los gastos de tu negocio es esencial para que puedas tomar mejores decisiones financieras y mejorar tus resultados.
En la siguiente guía, te vamos a presentar las mejores formas en las que puedes llevar un control de tus gastos empresariales. Además, te enseñamos cuáles gastos debes seguir, cómo categorizar tus gastos y cómo utilizar esta información para mejorar el rendimiento de tu negocio.
Si no estás muy seguro o segura de cuál es la manera segura de llevar un control de tus gastos, continúa leyendo. En esta guía completa te guiaremos a través de los mejores métodos y herramientas para realizar un seguimiento de tus gastos de modo que puedas alcanzar tus objetivos sin dejar de enfocarte en las tareas del día a día.
¿Cuáles son los principales gastos de una empresa?
En primera instancia debemos aclarar que, los gastos comerciales no son gastos personales. Esto puede parecer obvio, pero la diferencia puede ser más confusa de lo que piensas, especialmente para empresas pequeñas o unipersonales.
Según el IRS, los gastos comerciales deben ser ordinarios y necesarios para ser deducibles. Un gasto ‘ordinario’ significa que el gasto es común en su industria. Por ejemplo, invitar a los clientes a almorzar es una práctica de ventas habitual y aceptada. Un gasto ‘necesario’ significa que el gasto ayuda a tu negocio; no significa que sea indispensable. Ese almuerzo con el cliente no es un gasto indispensable, pero puede ser necesario si te ayuda a hacer crecer tu negocio.
Los gastos personales, como llevar a tu familia a almorzar, no son ordinarios ni necesarios, incluso si los pagas con los ingresos de tu negocio. Por este motivo, el IRS recomienda mantener cuentas separadas para sus gastos personales y comerciales.
Gastos fijos versus gastos variables
Una forma de ayudar a desglosar los gastos de tu negocio es separarlos en costos fijos y variables:
Los gastos fijos son los mismos independientemente de su volumen de ventas, producción o crecimiento. Algunos ejemplos comunes incluyen el alquiler, los pagos de préstamos comerciales, los salarios de los empleados y los pagos de servicios públicos.
Los gastos variables fluctúan según el volumen de negocio y otros factores. Las materias primas, la mano de obra por hora, los costos de reparación y las comisiones de ventas son ejemplos de costos variables.
Los gastos fijos pueden cambiar en situaciones especiales, pero generalmente son consistentes. Los gastos variables, por otro lado, son más difíciles de predecir y pueden alterar tu presupuesto si no estás preparado.
El seguimiento eficaz de los gastos debe tener en cuenta ambas categorías de gastos: si solo realizas un seguimiento de los gastos fijos, te estarás perdiendo una gran parte de tus gastos y podrías estar perjudicando tus objetivos empresariales.
¿Por qué es importante tener un control de los gastos empresariales?
Dar un seguimiento a tus gastos te prepara para tener bienestar financiero, estabilidad y crecimiento a largo plazo. Estas son algunas de las razones por las que te recomendamos llevar un seguimiento adecuado de tus gastos:
Mantenerse dentro de presupuesto
Establecer un presupuesto es crucial para todas las empresas nuevas. Según una encuesta realizada en el 2021, un poco más de la mitad de las nuevas empresas tienen un presupuesto documentado formalmente. Aquellas empresas que no tengan su presupuesto claro pueden tener dificultades para medir su crecimiento en el futuro.
Dicho esto, establecer un presupuesto formal no es todo el trabajo. También puedes utilizar ese presupuesto como guía a la que deberás apegarte; ahí es donde entra en juego el seguimiento de tus gastos comerciales.
Identificar oportunidades para reducir costos
Si no realizas un seguimiento de los gastos de tu negocio, es posible que no veas dónde pueden acumularse costos pequeños e ‘inofensivos’. Mantener un registro detallado de tus gastos variables te mostrará dónde tienes oportunidades para ahorrar. Por ejemplo, puedes reducir esa tarifa de entrega semanal solicitando entregas más grandes una vez al mes.
Identificar oportunidades para invertir
No puedes realizar un seguimiento de tu rendimiento o retorno de la inversión sin realizar un seguimiento preciso de tus gastos comerciales. ¿Cuál de tus productos o servicios ofrece el máximo beneficio por el costo? Al realizar un seguimiento de todos tus gastos, podrás identificar dónde tus gastos son más efectivos y ajustar tu presupuesto en consecuencia.
Controlar tus finanzas
Nuevamente, si solo planeas alrededor de tus costos fijos y no tomas en cuenta tus costos variables, es posible que estés ignorando áreas en las que tu empresa puede estar perdiendo dinero. Por este motivo, dar un seguimiento constante, inclusive a tus gastos más pequeños te brindará una imagen completa de la salud financiera de tu empresa.
Cumplir con tus obligaciones tributarias
La presentación de los impuestos comerciales no tiene por qué ser complicada. Llevar un seguimiento de tus gastos te brinda un control para cumplir con las pautas del IRS e informar de todos tus gastos deducibles.
¿Cuáles métodos existen para llevar un control de gastos?
No existe una ‘mejor’ manera de realizar un seguimiento de los gastos de tu negocio. Cada empresa tiene sus propias necesidades y lo que funciona para ti puede no ser ‘lo mejor’ para otra persona. Sin embargo, existen algunos métodos probados y verdaderos que podemos recomendarte para que lleves tu control de gastos.
Manualmente
No hay nada de malo en el método de contabilidad empresarial de la vieja escuela, con lápiz y papel. El seguimiento manual de los gastos puede funcionar muy bien para una empresa o asociación de una sola persona. Simplemente escribe cada gasto en una hoja de cálculo o en un diario, luego podrás consultar tu lista cuando debas declarar impuestos, ajustar tu presupuesto empresarial o analizar tu ROI (retorno de la inversión).
El lado positivo de este método es que es sencillo. No es necesario aprender un nuevo programa de software ni pagar por una aplicación. ¿El lado negativo? El seguimiento manual está desactualizado por una razón: no vas a obtener las herramientas de automatización y uso compartido que vienen con otros métodos. Además, a medida que tu negocio vaya creciendo y tus gastos se vuelvan más complicados, es posible que desees considerar utilizar herramientas que te quiten tareas repetitivas de tus manos.
Software de contabilidad
En el 2023, más de la mitad de los dueños y dueñas de pequeñas empresas utilizan un software de contabilidad. Un software de contabilidad te permite automatizar facturas y dar un seguimiento a tus gastos al almacenar recibos digitales, mantener registros y analizar los datos. Dependiendo del software que utilices, también podrás crear gráficos y tablas que te ayudarán a visualizar tu presupuesto y crecimiento.
Algunos de los programas de software de contabilidad más populares para pequeñas empresas incluyen:
QuickBooks: Accesible y fácil de usar.
Xero: Viene con una amplia gama de funciones de contabilidad.
Zoho Books: Ofrece un plan gratuito.
Sage Business Cloud Accounting: Ofrece un plan básico para microempresas.
El principal beneficio del software de contabilidad es su conveniencia. Estas herramientas te ahorran tiempo y te ayudan a reducir el riesgo de error humano. Además llevar un control de gatos con un software, te da una imagen más clara y amplia de tu presupuesto.
El mayor inconveniente es el costo. La mayoría de estos programas de software no son gratuitos; sin embargo, si puede ahorrarte el costo de contratar a un contador profesional, podría valer la pena. Otra desventaja es que existen docenas de programas de software de contabilidad populares en el mercado hoy en día, por lo que tendrás que tomarte un tiempo para investigar y elegir el programa que funcione mejor para tu negocio.
Aplicación móvil (App)
Puede que te estés preguntando: ¿Cómo puedo darle un seguimiento a los gastos de mi pequeña empresa de forma gratuita? Una aplicación de control de gastos podría ser tu solución. Por supuesto, no todas las aplicaciones son gratuitas, pero algunas como Zoho Expense y Expensify (disponible en Apple y Google Play) ofrecen versiones gratuitas con herramientas limitadas. Además, te dan la opción de actualizar a una versión paga a medida que tu negocio crezca.
Las aplicaciones para control de gastos son excelentes para autónomos, empresas unipersonales y nuevos negocios que aún no tienen necesidades presupuestarias complejas. Para una integración y un presupuesto más sólido, es posible que debas actualizarte a un programa de software de contabilidad.
Tarjeta de crédito comercial
Si tienes una tarjeta de crédito comercial, tu banco puede ayudarte a llevar un control de tus compras y te enviará extractos mensuales de tus gastos. Este es un método útil para usar en combinación con cualquiera de los métodos mencionados anteriormente. Por ejemplo, puedes ingresar los gastos de los estados de cuenta mensual en tu hoja de cálculo o aplicación móvil.
El seguimiento de los gastos es sólo uno de los beneficios de utilizar una tarjeta de crédito comercial. También te ayuda a mantener separados tus gastos personales y comerciales. Además, todos los bancos y proveedores de tarjetas de crédito ofrecen programas de recompensas para ayudar a los dueños y dueñas de negocios a ahorrar dinero. Si aún no tienes una tarjeta de crédito comercial, te recomendamos que solicites una, independientemente de las herramientas que utilices actualmente.
Cómo llevar un seguimiento de tus gastos comerciales en 5 pasos
Entendemos que es fácil abrumarse al pensar en gastos empresariales y más aún sobre cómo llevar un control de estos. Eso es comprensible, especialmente si estás empezando un nuevo negocio y debes lidiar con diversos gastos. La buena noticia es que, llevar un control de tus gastos no tiene porque ser complicado.
Aquí te mostramos cinco pasos simples a seguir para llevar un control de todos tus gastos comerciales:
1. Encuentra las herramientas que necesitas
Tómate todo el tiempo que necesites hacer tu búsqueda sobre los diferentes tipos herramientas que existen para llevar un control de gastos. Ya sea un tipo de software, una aplicación de móvil o una tarjeta de crédito. Recuerda que lo que funciona para otros negocios puede que no cumpla las necesidades de tu negocio.
Para ayudarte a reducir tu búsqueda, puedes empezar leyendo artículos sobre los mejores softwares de seguimiento de gastos, específicamente por tipo de industria. Por ejemplo, los autónomos prefieren determinadas aplicaciones de seguimiento de gastos. Algunos programas de software, como Restaurant365, están diseñados para propietarios de restaurantes.
Una vez que hayas encontrado la mejor opción de software, descarga el programa y configura tu cuenta. Tómate el tiempo necesario para aprender y personalizar tu programa, ya que esto te ayudará a sacar los mejores resultados posibles para tu empresa.
2. Categoriza tus gastos
Divide tus gastos mensuales en categorías de gastos comerciales. Estas categorías van a depender de tu industria y tus necesidades específicas. Al categorizar tus gastos podrás ver cuánto gastas en costos fijos como el alquiler, costos variables, como suministros y costos superfluos, como almuerzos para clientes o decoración de la oficina.
Un software de contabilidad podría ayudarte a crear categorías para una clasificación automática de gastos. Si aún no tienes un software de contabilidad, puedes ordenar tus gastos manualmente en una hoja de cálculo o un diario.
3. Registra tus gastos
Registra todos tus gastos manualmente, o también puedes hacerlo vinculando tu tarjeta empresarial al software de contabilidad que vas a utilizar. Aquí está la parte complicada: si escogiste el seguimiento empresarial automatizado, deberás asegurarte de que realmente se esté dando un seguimiento de todos los gastos. Por lo tanto, si realizas un pago con tu tarjeta personal o si le pides a un miembro del personal que realice un pago por ti con su tarjeta personal, esos gastos deben agregarse manualmente al software de contabilidad.
Por esta razón, es mejor que restrinjas todos los gastos comerciales a una o dos tarjetas de empresariales. Si por otro lado, no tienes una tarjeta empresarial, asegúrate de guardar siempre los recibos para que ningún gasto quede sin seguimiento.
4. Revisa periódicamente tus finanzas
Una vez que hayas elegido y configurados tus sistemas de control de gastos, es hora de poner todo a correr. Una vez que pongas todo en práctica, deberás realizar un control regular de tus finanzas. Esto te va a ayudar a identificar áreas de mejora.
Procura incluir en tu agenda diaria, semanal y mensual, un espacio para estar siempre informado de cuáles han sido tus gastos empresariales. Aquí hay algunas herramientas o estados financieros que pueden ayudarte a revisar y comprender tus finanzas:
Estado de pérdidas y ganancias: La creación de un estado de pérdidas y ganancias te brindará una imagen clara de la salud financiera trimestral de tu empresa.
Estados de flujo de efectivo: Podrás revisar los estados de flujo de efectivo mensual o trimestralmente para comprender cómo está creciendo tu negocio y ajustar tus estrategias.
Balances: Revisar tu hoja de balance puede revelar información financiera crucial y ayudarte a mantener tus finanzas encaminadas.
5. Ajusta tu presupuesto
Los presupuestos empresariales no tienen que ser rígidos. Es importante que tomes en cuenta que tu presupuesto debería poder flexibilizarse, cambiar y crecer con tu negocio. Si has realizado un seguimiento eficaz de los gastos de tu negocio, deberías poder analizar tu presupuesto y encontrar áreas de mejora. Puede que sea el momento de realizar una nueva inversión, ajustar tus prioridades de gasto o solicitar apoyo financiero.
Aumenta tu bienestar financiero con apoyo para pequeñas empresas
Es posible que llevar un control de tus gastos no sea la parte más interesante de la gestión de tu negocio, pero es fundamental. Con las herramientas adecuadas, el seguimiento de los gastos comerciales te ayudará a ajustarte a un presupuesto, maximizar tu retorno de la inversión, reducir el desperdicio y aprovechar al máximo las deducciones fiscales de tu empresa.
Si deseas ampliar el presupuesto de tu empresa, One Park Financial puede ayudarte.
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Descargo de responsabilidad: El contenido de esta publicación se ha elaborado únicamente con fines informativos. No pretende proporcionar ni debe ser considerado como asesoramiento fiscal, legal o contable. Consulte con su asesor fiscal, jurídico y contable antes de realizar cualquier transacción.